Certifieringsprocess
1. Inledande kontakt
När er dokumentation är klar – eller nästan färdig – är det dags att kontakta oss för att:
- Boka tid för certifieringsaktiviteter
- Begära offert på certifieringsrevisionen
I detta skede samlar vi in relevanta uppgifter om er verksamhet för att kunna bedöma möjligheter, omfattning och resurser. Utifrån detta tar vi fram en skriftlig offert som beskriver upplägg, omfattning och kostnad för certifieringen.
2. Planeringsaktivitet
Planeringen hanteras i regel via telefon eller e-post. Om ni föredrar ett digitalt eller fysiskt planeringsmöte kan det ordnas, men sådana möten ingår normalt inte i offerten och bör därför efterfrågas särskilt.
3. Frivillig förrevision
En förrevision rekommenderas om t.ex.:
- Processbeskrivningar inte är helt färdiga
- Ni är osäkra på hur väl systemet är infört i verksamheten
Efter avslutad förrevision får ni en handlingsplan (actionlista) med återstående åtgärder.
Förrevisionen ingår normalt inte i offerten.
4. Inför certifieringsrevisionen
Innan certifieringsrevisionen påbörjas kommer revisionsledaren att kontakta er för att säkerställa att alla förutsättningar är på plats. Detta inkluderar:
- Att dokumentation som skickats in är heltäckande i förhållande till certifieringskraven
- Att revisionslaget har rätt kompetensprofil för att granska just er verksamhet
Om något är oklart kontaktar revisorn er för att reda ut eventuella frågetecken, så att certifieringsprocessen kan fortsätta utan hinder.
5. Certifieringsrevision – steg 1 och steg 2
Certifieringsrevisioner genomförs normalt i två steg:
Steg 1 – Förberedande revision
Revisionsteamet bedömer:
- Att ledningssystemets struktur uppfyller kraven i aktuell standard
- Status vad gäller införandet av ledningssystemet
- Om organisationen är redo för certifieringsrevisionen
Steg 2 – Certifieringsrevision
Här granskar revisionsteamet om:
- Framtagna arbetssätt är införda och tillämpas i praktiken
- Ledningssystemet är effektivt och ger önskvärda resultat
För bästa effekt rekommenderas 4–6 veckors mellanrum mellan steg 1 och steg 2. Om:
- Mer än 6 månader förflyter mellan stegen, eller
- Verksamhetssystemet vid steg 1 visar sig vara omoget eller otillräckligt implementerat
…kan den föreslagna insatsen för steg 2 behöva utökas.
Efter steg 2 sammanställer revisionsledaren resultaten och lämnar en rekommendation om certifiering. Om kraven uppfylls rapporteras detta till A3CERT, som fattar det formella beslutet om att utfärda certifikatet.
6. Beslut om certifiering
Beslut om certifiering tas av en utsedd och opartisk person hos A3CERT som inte deltagit i revisionen.
Certifikatens giltighetstid:
- Ledningssystem: 3 år (36 månader) från certifieringsrevisionen
- Processcertifieringar: 60 månader
Vid integrerade certifieringar (t.ex. ISO 9001 + ISO 14001) gäller normalt den kortaste löptiden för alla ingående delar.
För att certifikatet ska förbli giltigt krävs att uppföljningsrevisioner bekräftar att ledningssystemet är infört, tillämpas och fungerar effektivt under hela certifieringsperioden.
7. Uppföljningsrevisioner
Uppföljningsrevisioner sker löpande under certifikatets giltighet och beräknas årsvis, med hänsyn till:
- Organisationens storlek
- Komplexitet
- Systemets mognad
Krav:
- Minst en uppföljningsrevision per år
- Första revisionen måste ske inom 12 månader efter certifiering
Revisionerna anpassas för att vara kostnadseffektiva och skapa högsta möjliga affärsvärde för det certifierade företaget.
Samtliga delar av ledningssystemet ska ha granskats under perioden mellan certifiering och omcertifiering.
8. Omcertifiering
Omcertifiering sker:
- Efter 36 månader för ledningssystem
- Efter 60 månader för vissa processcertifieringar
Planeringen görs i god tid så att eventuella avvikelser kan hanteras innan certifikatets utgångsdatum.
Omcertifieringen innefattar:
- En analys av tidigare revisioner, där revisionsledaren granskar rapporterna från tidigare uppföljningar
- En fördjupad granskning av att alla delar av ledningssystemet fungerar som avsett
När revisionsledaren gett en rekommendation rapporteras detta till A3CERT:s kontor. Ett nytt beslut om certifiering tas av en person som inte deltagit i revisionen.
Suspendering eller tillbakadragande av certifikat
A3CERT kan i vissa fall behöva suspendera eller återkalla ett certifikat. Det kan ske om det uppstår omständigheter som påverkar organisationens förmåga att uppfylla certifieringskraven.
Exempel på orsaker till suspendering eller indragning:
- Konkurs eller att verksamheten upphör
- Kunden genomför inte överenskomna korrigerande åtgärder inom utsatt tid
- Bristande överensstämmelse med certifieringsstandarden
- Missbruk av A3CERT:s logotyp eller certifieringsmärke
- Betalningsförsummelser – kunden följer inte den ekonomiska överenskommelsen i avtalet
- Agerande som skadar A3CERT:s rykte
- Myndighetsingripande mot företaget p.g.a. allvarliga missförhållanden
Om suspendering sker
Om orsaken till suspenderingen åtgärdas inom sex månader kan certifieringen återinföras. Om så inte sker kommer certifikatet att dras in permanent.
Under suspenderingstiden är det inte tillåtet att marknadsföra eller använda certifieringen i sin kommunikation.
Vid indraget certifikat
Om ett certifikat dragits in helt krävs att företaget genomför en ny certifieringsrevision från grunden för att återfå certifieringen.
Begränsning av certifieringens omfattning
A3CERT har även rätt att begränsa certifieringens omfattning – t.ex. exkludera specifika processer eller delar av verksamheten – om dessa över tid eller i väsentlig omfattning inte uppfyller certifieringskraven.
Utökning av certifieringens omfattning
Certifierade kunder har möjlighet att ansöka om att utöka sin certifierings omfattning, exempelvis vid:
- Tillkommande verksamhetsområden
- Nya processer
- Utökad geografisk täckning
Så går det till:
- Kunden lämnar en begäran om utökning till A3CERT
- A3CERT gör en bedömning av vad som krävs
- Beroende på omfattningen kan det krävas kompletterande revisioner eller granskningar för att granska att det nya området uppfyller tillämpliga krav
A3CERT återkommer med en plan och offert för de aktiviteter som krävs innan omfattningen formellt kan utökas i certifikatet.
Kontakta oss
